Nếu bạn đang làm việc với hàng đống tài liệu, sách giấy thì việc nghĩ đến một thư viện điện tử là điều không thể bỏ qua. Bạn đã từng nghe đến khái niệm thư viện điện tử và vai trò của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn thông qua bài viết được chia sẻ bên dưới đâycủa Nền tảng dạy học trực tuyến cloudclass!
Cùng với nhu cầu phát triển của nhiều doanh nghiệp, tổ chức là sự gia tăng không ngừng về mức độ văn bản giấy tờ. Việc phải xem lại hay tìm kiếm thông tin trong văn bản với một khoảng thời gian dài không chỉ gây lãng phí thời gian, công sức của người dùng mà còn vô cùng khó khăn. Và chính từ đó, thư viện điện tử xuất hiện để đáp ứng mong muốn, giải quyết mọi khó khăn của thư viện tư liệu “khổng lồ” truyền thống.
1. Hệ thống thư viện điện tử là gì?
Hệ thống thư viện điện tử hiện được sử dụng dưới dạng phương tiện điện tử để xử lý, thu thập và lưu trữ tài liệu dưới dạng số giúp người dùng nhanh chóng tìm được nội dung cần thiết.
Nhìn chung, thư viện điện tử được coi là một hệ thống dữ liệu tự động. Ở đó, người dùng có thể truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết một cách đơn giản chỉ bằng một cú nhấp chuột trong thời gian kỷ lục. Điều này giúp tiết kiệm tối đa thời gian, nguồn lực. Đồng thời cung cấp thông tin chính xác đảm bảo hiệu quả làm việc cao.
Hầu hết các thư viện điện tử hiện nay đều được thiết kế theo một mô hình thông tin nhất định dựa trên việc xây dựng trang web. Tại đó, cung cấp một số thư mục cho khách truy cập: thông tin chung về công ty, nơi cung cấp tài liệu, các công cụ trợ giúp khác…. Ngoài ra, phần quan trọng phải nói về “nội dung chính của thư viện điện tử” bao gồm các thông tin: cơ sở dữ liệu, tin chuyên đề, nguồn liên kết để người dùng dễ dàng truy cập.
2. Vai trò của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử?
Tại Việt Nam việc xây dựng thư viện điện tử là xu thế tất yếu của nhiều đơn vị, tổ chức, trường đại học… Bởi chúng giải quyết được tất cả các vấn đề gặp phải như: lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ thông tin – tài liệu, nâng cao chất lượng thông tin, trải nghiệm dịch vụ cho người dùng.
Tuy nhiên, khi đứng trước sự lựa chọn giữa hình thức lưu trữ: “thư viện truyền thống” và “thư viện điện tử”, doanh nghiệp nên suy nghĩ kỹ, bởi cả hai hình thức đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng.
Ngoài ra để tránh sự tồn tại của các tài liệu chồng chéo, giảm tổn thất thời gian nghiên cứu, tiết kiệm nguồn nhân lực và đảm bảo tính thống nhất của thông tin, các thư viện điện tử phải yêu cầu các công ty và tổ chức mà họ hoạch định một kế hoạch tổng thể cho việc số hóa tài liệu thư viện để liên kết chúng một cách dễ dàng.
3. Ưu điểm của việc số hóa tài liệu trong thư viện điện tử
Lợi ích của việc số hóa tài liệu trong thư viện mà doanh nghiệp thu được khi áp dụng thư viện điện tử bao gồm:
- Giảm thiểu tài liệu, hạn chế chi phí về mặt bằng và không gian lưu trữ
- Tuổi thọ cao hơn, thời gian lưu trữ tài liệu lâu hơn so với lưu trữ qua “thư viện truyền thống”
- Dễ dàng chia sẻ, tìm kiếm tài nguyên nhanh chóng, chính xác trên website bán khóa học online
- Giảm nhân lực, tối đa hóa quyền lực nhà tài trợ, nâng cao hiệu quả công việc
- Dễ dàng sửa đổi và nâng cao giá trị thông tin lưu trữ
Có thể thấy, cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đang bùng nổ trên toàn cầu, thời gian, độ chính xác và tốc độ là những yếu tố quan trọng để các đơn vị, tổ chức có đủ vững vàng vượt qua. Hơn bao giờ hết, các công ty, tổ chức cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu trong thư viện điện tử để thúc đẩy và nâng cao năng suất hoạt động cho đơn vị của mình.
Trên đây chính là những thông tin liên quan tới thư viện điện tử và tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu. Hy vọng bài viết sẽ mang lại nhiều cho người đọc nhiều kiến thức hữu ích!
Xem thêm: